Deklaracja dostępności to obowiązkowy dokument, który informuje, czy Twoja strona lub aplikacja jest dostępna dla wszystkich użytkowników, i w wielu przypadkach musisz ją mieć z mocy prawa. Brak deklaracji oznacza ryzyko sankcji i utraty wiarygodności. Czy Twoja organizacja na pewno spełnia aktualne wymogi? Czytaj dalej i poznaj najważniejsze informacje o deklaracji dostępności!

Czym właściwie jest deklaracja dostępności?

Deklaracja dostępności to publiczny dokument, w którym informujesz użytkowników o poziomie dostępności cyfrowej Twojej strony lub aplikacji. Mówiąc prościej: pokazujesz, czy każdy może z niej wygodnie korzystać – także osoby z niepełnosprawnościami.

Dokument musi być łatwo dostępny. Najczęściej umieszcza się go:

  • w stopce strony,
  • jako osobną podstronę,
  • czasem w sekcji „O nas” lub „Informacje prawne”.

Obowiązek wynika z ustawy z 4 kwietnia 2019 roku o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. To wdrożenie unijnej dyrektywy 2016/2102. Jeśli działasz w sektorze publicznym, nie masz wyboru – musisz zadbać o wdrożenie deklaracji dostępności.

Kto musi mieć deklarację dostępności?

Zanim sprawdzisz szczegóły, odpowiedz sobie na jedno pytanie: czy Twoja organizacja udostępnia treści lub usługi online? Jeśli tak, temat najpewniej dotyczy również Ciebie. Przepisy jasno określają, kto musi publikować deklarację dostępności, ale w praktyce granica między obowiązkiem a „dobrą praktyką” coraz bardziej się zaciera.

Sektor publiczny – obowiązek bez wyjątków

Jeśli działasz w sektorze publicznym, deklaracja dostępności strony czy aplikacji nie jest opcją ani rekomendacją – to obowiązek wynikający wprost z przepisów.

Dotyczy to wszystkich podmiotów, które realizują zadania publiczne lub są finansowane ze środków publicznych. Nie ma znaczenia wielkość instytucji ani jej zakres działania.

Oznacza to, że deklarację muszą przygotować m.in.:

  • organy administracji rządowej i samorządowej,
  • jednostki budżetowe i agencje rządowe,
  • publiczne uczelnie, szkoły i placówki edukacyjne,
  • szpitale, przychodnie i inne podmioty opieki zdrowotnej finansowane ze środków publicznych,
  • instytucje kultury, takie jak biblioteki czy muzea,
  • instytucje ubezpieczeń społecznych jak ZUS czy KRUS,
  • sądy, prokuratura i inne organy wymiaru sprawiedliwości.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, przyjmij bezpieczne założenie: w sektorze publicznym deklaracja jest obowiązkowa zawsze.

Sektor prywatny

W sektorze prywatnym przez długi czas temat dostępności był traktowany bardziej jako przewaga konkurencyjna niż obowiązek. To się zmieniło wraz z wejściem Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA).

Od 28 czerwca 2025 roku część firm musi zapewnić dostępność swoich usług cyfrowych. Dotyczy to szczególnie branż, które mają bezpośredni kontakt z użytkownikiem końcowym i świadczą usługi online.

Obowiązek obejmuje m.in.:

  • sklepy internetowe i platformy e-commerce,
  • banki i instytucje finansowe,
  • operatorów telekomunikacyjnych,
  • producentów sprzętu elektronicznego,
  • usługi transportowe i turystyczne online.

Warto jednak zwrócić uwagę na ważny wyjątek. Mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób i osiągające obrót do 2 mln EUR rocznie, są zwolnieni z obowiązku na mocy EAA.

Deklaracja dostępności 2.0 – co zmieniło się od 1 sierpnia 2024?

31 lipca 2024 roku Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało nowe Warunki Techniczne (wersja 2.0). To aktualizacja podejścia do dostępności i samej deklaracji. Jeśli korzystasz ze starego wzoru, bardzo możliwe, że dziś nie spełnia on już wymogów.

Najważniejsza zmiana dotyczy formy dokumentu. Deklaracja musi być przygotowana w HTML. Nie możesz już opublikować jej jako PDF czy pliku Word. Powód jest prosty: sama deklaracja również musi być dostępna cyfrowo.

Pojawiły się też nowe obowiązkowe sekcje. Dokument jest bardziej rozbudowany i precyzyjny. Oprócz dostępności cyfrowej uwzględnia również dostępność architektoniczną, co ma znaczenie szczególnie dla instytucji publicznych.

Zmieniła się także terminologia. Nowe wytyczne dostosowano do standardów WCAG 2.1 i 2.2. Jeśli wcześniej korzystano ze starszych określeń, warto je zaktualizować, aby uniknąć niespójności.

Terminy, których nie możesz przegapić

W przypadku deklaracji dostępności terminy mają kluczowe znaczenie. Samo jej posiadanie nie wystarczy, gdyż liczy się także aktualność.

  • Jeśli tworzysz nową stronę po 1 sierpnia 2024 roku, sprawa jest prosta. Od razu obowiązuje Cię wersja 2.0.
  • Więcej uwagi wymagają istniejące deklaracje. Jeśli zostały przygotowane przed sierpniem 2024, musiały zostać zaktualizowane do 31 marca 2025 roku. Dla wielu organizacji był to moment, w którym po raz pierwszy musiały faktycznie przepracować temat dostępności.
  • Deklarację trzeba aktualizować co roku. Kolejny termin minął 31 marca 2026. Oznacza to, że Twoja strona lub aplikacja powinna mieć już aktualną wersję dokumentu. Kolejna aktualizacja powinna zostać wykonana do 31 marca 2027 (i tak co roku).

Najlepsze podejście? Nie traktuj tego jako jednorazowego zadania. Wpisz aktualizację deklaracji w stały proces tak jak audyt bezpieczeństwa czy przegląd treści na stronie. Dzięki temu unikniesz nerwowego działania na ostatnią chwilę.

Co musi zawierać prawidłowa deklaracja dostępności?

Dobrze przygotowana deklaracja to konkretny dokument, który ma jasno pokazać stan dostępności Twojej strony lub aplikacji. Każda deklaracja powinna zawierać zestaw obowiązkowych informacji. Należą do nich:

  • Dane podmiotu – nazwa instytucji lub firmy oraz adres URL strony,
  • Data publikacji i ostatniej aktualizacji – pokazuje, czy dokument jest aktualny,
  • Status zgodności z WCAG 2.1 – musisz wybrać jedną z trzech opcji:
    • pełna zgodność – strona spełnia wszystkie kryteria WCAG 2.1 AA,
    • częściowa zgodność (z listą braków),
    • niezgodność (z uzasadnieniem),
  • Treści niedostępne – konkretna lista problemów wraz z odniesieniem do kryteriów WCAG,
  • Powody wyłączeń – uzasadnienie, dlaczego dane treści są niedostępne, np. zbyt wysokie koszty lub treści archiwalne sprzed 2018 roku,
  • Data sporządzenia i metoda oceny – czy była to samoocena, czy audyt zewnętrzny,
  • Dane kontaktowe – adres e-mail lub formularz do zgłaszania problemów z dostępnością,
  • Procedura odwoławcza – informacja o możliwości złożenia skargi (np. do RPO lub PFRON),
  • Dostępność architektoniczna (dla podmiotów posiadających siedziby) – opis dostępności budynków.

Warto też dodać elementy opcjonalne, które zwiększają przejrzystość:

  • informację o zastosowanych technologiach wspomagających,
  • linki do narzędzi sprawdzających dostępność.

Najważniejsza zasada to konkret zamiast ogólników. Użytkownik musi wiedzieć, czego się spodziewać.

Jak napisać deklarację dostępności? Wzór i kroki

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz tworzyć deklaracji od zera. Wystarczy podejść do tego procesu metodycznie i oprzeć się na sprawdzonym wzorze.

Krok 1: Przeprowadź ocenę dostępności

Wykonaj samodzielną diagnostykę pod kątem dostępności – np. przejdź całą nawigację tylko klawiaturą. Jeśli nie masz pewności, czy dokonasz oceny prawidłowo, możesz zamówić audyt strony: [LINK]

Krok 2: Wybierz status zgodności

Na podstawie audytu określ poziom zgodności. Masz trzy wcześniej wspomniane możliwości: pełna zgodność, częściowa lub brak zgodności.

W tym miejscu kluczowa jest uczciwość. Deklarowanie pełnej zgodności „na wyrost” może skończyć się kontrolą i utratą wiarygodności. Lepiej jasno wskazać braki i pokazać plan ich poprawy.

Krok 3: Wypełnij wzór Ministerstwa

Skorzystaj z aktualnego wzoru HTML udostępnionego na stronie www.bip-e.pl. To najbezpieczniejsze rozwiązanie, bo masz pewność, że struktura dokumentu jest zgodna z wymaganiami.

Po pobraniu pliku:

  • uzupełnij wszystkie obowiązkowe sekcje,
  • usuń przykładowe treści,
  • dopasuj zapisy do swojej organizacji.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak deklaracja dostępności wygląda w praktyce, sprawdź przykład na stronie gov.pl.

Krok 4: Opublikuj deklarację i zadbaj o jej widoczność

Deklaracja musi być dostępna bez barier – użytkownik musi ją łatwo znaleźć.

Najlepsze miejsca publikacji to:

  • stopka strony,
  • menu główne,
  • sekcja dostępności.

Unikaj ukrywania deklaracji w trudno dostępnych zakładkach.

Krok 5: Aktualizuj deklarację co roku

Pamiętaj, że deklaracja dostępności nie jest dokumentem „na zawsze” i musisz ją regularnie aktualizować.

Obowiązkowy termin to 31 marca każdego roku. Coroczny przegląd powinien obejmować sprawdzenie zmian na stronie, aktualizację statusu zgodności i uzupełnienie nowych informacji.

Sankcje i ryzyko – co grozi za brak deklaracji dostępności?

Brak deklaracji lub jej błędna forma to nie tylko problem formalny, ale także ryzyko prawne i wizerunkowe.

Kontrole przeprowadzają m.in. Ministerstwo Cyfryzacji oraz Rzecznik Dostępności. Mogą one zostać wszczęte losowo lub na skutek skargi użytkownika. Na początku zwykle dostaje się zalecenia i czas na poprawki. Gdy zalecenia zostaną zignorowane, możliwe są sankcje administracyjne, a także zwiększone zainteresowanie kontrolne w przyszłości.

W sektorze publicznym dochodzi jeszcze jeden ważny element – reputacja. Użytkownicy mogą składać skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, a to wpływa na postrzeganie instytucji i zaufanie społeczne.

W sektorze prywatnym ryzyko rośnie wraz z wejściem EAA. Od 2025 roku przepisy przewidują możliwość nakładania sankcji finansowych na firmy, które nie spełniają wymogów dostępności.

Deklaracja dostępności w praktyce – jak naprawdę się z niej korzysta?

W teorii deklaracja dostępności ma pomagać użytkownikom, a w praktyce pełni przede wszystkim funkcję dokumentu formalnego.

To dokument przygotowywany głównie z myślą o spełnieniu wymogów ustawy i ewentualnej kontroli. Pozwala sprawdzić, czy dana strona spełnia wymagania dostępności i w jakim zakresie.

Warto jednak spojrzeć na to realistycznie. Jeśli użytkownik trafia na problem na stronie, nie będzie szukał odpowiedzi w deklaracji. Po prostu chce wykonać swoją czynność – kupić produkt, znaleźć informację lub skontaktować się z usługodawcą.

Właśnie dlatego deklaracja rzadko jest pierwszym miejscem, do którego ktoś zagląda w przypadku problemów. Nie oznacza to jednak, że jest bezużyteczna. Ma jeden bardzo ważny element, który faktycznie bywa pomocny – informacje o dostępności architektonicznej.

To właśnie tam użytkownik może sprawdzić, czy budynek ma podjazd, czy są windy, jak wygląda dostępność wejścia oraz czy dostępna jest pomoc na miejscu. Problem w tym, że większość osób nie szuka tych informacji w deklaracji.

Z doświadczenia rekomendujemy:

  • dodanie skróconej informacji o dostępności architektonicznej w zakładce „Kontakt”,
  • bezpośrednie wskazanie najważniejszych udogodnień,
  • podlinkowanie pełnej deklaracji jako dokumentu źródłowego.

Z perspektywy użytkownika to znacznie wygodniejsze rozwiązanie.

Warto powiedzieć wprost: deklaracja dostępności to dokument urzędowy i sama w sobie nie poprawia doświadczenia użytkownika. Najważniejsze i tak jest to, jak Twoja strona działa w praktyce.

Najważniejsze wnioski dla Twojej firmy

Na koniec warto zebrać najważniejsze fakty w jednym miejscu. To ułatwi Ci szybkie sprawdzenie, gdzie jesteś i co musisz zrobić.

  1. Deklaracja to dokument urzędniczy, który służy do tego, aby sprawdzić, czy dana strona wypełnia wymogi ustawy o dostępności.
  2. Obowiązek dotyczy przede wszystkim sektora publicznego – wynika z ustawy z 2019 roku i wymaga konkretnego formatu HTML,
  3. Deklaracja 2.0 obowiązuje od sierpnia 2024 – starsze dokumenty trzeba było zaktualizować do 31 marca 2025, a kolejna aktualizacja przypadła na 2026.
  4. EAA rozszerzył obowiązki na sektor prywatny – szczególnie duże firmy od 28 czerwca 2025
  5. Mikroprzedsiębiorcy są zwolnieni, ale dostępność nadal pozostaje dobrą praktyką biznesową.
  6. Szczerość popłaca – lepiej wskazać braki niż deklarować coś, czego nie spełniasz.
  7. Aktualizacja deklaracji to obowiązek coroczny – deadline to zawsze 31 marca.